Gelänge es, die Akten aller Haushalte, die Leistungen vom Münchner Jobcenter beziehen, übereinander zu stapeln, so würde sich der Olympiaturm ziemlich klein daneben ausnehmen: Die Papiersäule wäre mehr als fünfmal so hoch wie das Wahrzeichen der Landeshauptstadt. Doch von diesem Mittwoch an leitet das Jobcenter München das Ende der Papierstapel ein. Alle Dokumente, die von diesem Tag an beim Jobcenter eingehen, werden in Scan-Zentren digitalisiert: Das Jobcenter führt die elektronische Akte ein. Von Montag, dem 12. März, an startet die Bearbeitung der elektronisch gespeicherten Dokumente an allen 13 Standorten des Jobcenters München.
Seit mehr als einem Jahr laufen die Vorbereitungen für die Umstellung. "Die E-Akte ist unser Schritt in Richtung digitale Verwaltung", sagt Jobcenter-Geschäftsführerin Anette Farrenkopf. "Sie bietet mehr Service für unsere Kunden und macht unsere Arbeit effizienter." Außerdem bilde sie die Basis für Online-Angebote. Die Bundesagentur für Arbeit setzt die E-Akte bereits seit 2012 in den Arbeitsagenturen und den Familienkassen ein. Bis Mitte des Jahres sollen auch alle 303 Jobcenter, die gemeinsam von der Bundesagentur und den jeweiligen Kommunen geführt werden, umgestellt werden.
Viele kleinere Jobcenter in der Region sind schon damit ausgerüstet. Dass München erst jetzt drankommt, liegt an der Größe des hiesigen Jobcenters mit mehr als 900 Mitarbeitern, die sich um mehr als 40 000 Haushalte mit rund 76 000 Personen kümmern. Die Mitarbeiter seien intensiv vorbereitet worden, sagt Farrenkopf: "Wir werden alles daran setzen, dass die Einführung möglichst reibungslos läuft." Die Daten der Kunden seien sicher, ihre Unterlagen wie in einem elektronischen Safe geschützt.
Halbwegs entspannt blickt Martina Plettl der Premiere entgegen. Sie ist vor zehn Jahren als Koordinatorin von der Regionaldirektion Bayern der Arbeitsagentur nach München gekommen, um den Weg zur digitalen Verwaltung zu begleiten. Ein wenig Lampenfieber aber sei zum Start schon dabei, räumt sie ein, obwohl München zur fünften und damit vorletzten Umstellungswelle der 83 Jobcenter in Bayern zähle. Nürnberg gehört zur letzten.
Wenn alles gut läuft, wird Martina Plettl München bald wieder verlassen. Von diesem Mittwoch an werden Dokumente, die Kunden beim Jobcenter einreichen, dort gesichtet und dann in die zentrale Poststelle am Orleansplatz geschickt. Am Donnerstag werden dort die verplombten Behälter erstmalig, und dann jeden Arbeitstag von einem Scan-Dienstleister abgeholt.
"Der unsägliche Aktentransport fällt jetzt weg"
Hochleistungsscanner in einem Scan-Zentrum können pro Stunde 10 000 beidseitig bedruckte Blatt Papier verarbeiten. Zwei Arbeitstage später, erstmalig also am Montag stehen die Dokumente in der elektronischen Akte bereit. Der zuständige Mitarbeiter im Jobcenter erhält dazu eine Benachrichtigung, dass Dokumente vorliegen. Acht Wochen werden die Papierdokumente noch aufbewahrt, dann werden sie vernichtet. Deshalb sollen Kunden auch keine Originale mehr einreichen, sondern nur noch Kopien. Hartz-IV-Bezieher, die keine Kopiermöglichkeit zuhause haben, können Kopierer in den Sozialbürgerhäusern kostenlos benutzen.
Mit der E-Akte wird der Bedarf an Lagerfläche erheblich sinken, auch wenn die bereits bestehenden Akten wegen des hohen Aufwands nicht nachträglich digitalisiert werden. Im Durchschnitt umfasst die Akte eines Langzeitarbeitslosen etwa 300 Seiten. Schätzungen zufolge lagert allein das Münchner Jobcenter rund zwölf Millionen Blatt Papier; bundesweit dürften es weit mehr als fünf Milliarden sein.
Denn die Akten müssen nach Abschluss des Leistungsbezugs noch zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Gut 100 Akten führt ein Leistungssachbearbeiter im Durchschnitt. Zieht einer seiner Kunden um, musste bislang die Akte ans Jobcenter des zuständigen Sozialbürgerhauses weitergeschickt werden. Hat jemand Widerspruch gegen einen Bescheid eingelegt, musste die Akte zur Widerspruchsstelle in der Zentrale am Ostbahnhof gebracht werden. "Der unsägliche Aktentransport fällt jetzt weg", sagt Martina Plettl. Und auch bei Klagen müssen die Akten nicht mehr außer Haus gegeben werden, sondern nur noch Ausdrucke. Die Gerichte seien zudem dabei, auch entsprechende Systeme aufzubauen.
Das Problem, dass die Akte "außer Haus" ist, stellt sich nicht mehr. Und die Mitarbeiter der Eingangszone, bei denen sich die Kunden melden, können sofort feststellen, wer welches Dokument bearbeitet. Sachbearbeiter können die elektronische Akte jederzeit am Bildschirm aufrufen und so schneller Auskunft geben. Die meisten der fast 400 Leistungssachbearbeiter hätten sich für einen zweiten Bildschirm entschieden, auf dem sie die nötigen Dokumente für die Leistungsberechnung aufrufen, um Daten für den zu erstellenden Bescheid zu übernehmen.
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen geht Martina Plettl davon aus, dass auch bei den Haushalten, die schon Leistungen des Jobcenters beziehen, die Papierakte nicht mehr lange gebraucht wird. Dokumente, die immer wieder gebraucht werden, wie etwa der Mietvertrag, könnten die Sachbearbeiter in die E-Akte einfügen. Die biete überdies viele Such- und Filterfunktionen, "da finde ich vieles schneller als in einer Papierakte". Und deswegen ist Martina Plettl überzeugt: "In vier Monaten werden in den Büros keine Papierakten mehr zu sehen sein."
