Leistet der Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, ist der Vermieter verpflichtet, jährlich über die Betriebskosten abzurechnen. Grundsätzlich muss er der Abrechnung aber nicht die Belege beifügen. Vielmehr kann er den Mieter darauf hinweisen, dass dieser die Belege einsehen kann. In der Regel kann der Mieter dann darauf verwiesen werden, dass er die Belege in den Räumen des Verwalters oder des Vermieters prüfen kann. Nur ausnahmsweise muss ihm der Vermieter die Belege kopieren, etwa dann, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Unterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann (Bundesgerichtshof, Urteil vom 8. März 2006, VIII ZR 78/05). Ein solcher Anspruch des Mieters auf Kopien kann etwa dann bestehen, wenn das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter heillos zerrüttet ist, wenn das Büro des Vermieters zu weit entfernt ist oder er sich weigert, die Belege am Ort des Mietobjekts zur Einsicht bereitzustellen. "Auch wenn der Mieter zum Beispiel stark gehbehindert ist, kann es ihm unzumutbar sein, die nicht barrierefreien Geschäftsräume des Vermieters zur Belegeinsicht aufzusuchen", sagt der Münchner Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, Michael Koch.
Muss der Vermieter Kopien anfertigen, darf er dafür 25 Cent pro Kopie vom Mieter verlangen. Sieht der Mieter die Belege ein, muss ihm der Vermieter keine Kopiermöglichkeit am Ort zur Verfügung stellen. Es ist dem Mieter zumutbar, die Belege mit seiner Kamera oder seinem Handy abzufotografieren. Aufgrund der Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung müssen Vermieter allerdings inzwischen vorsichtiger sein, warnt Rechtsanwalt Michael Koch. So dürften dem Mieter bei der Einsicht in die Belege nur solche Daten zur Verfügung gestellt werden, die konkret für die Prüfung der Abrechnung erforderlich seien. "Der Bundesgerichtshof hat nämlich entschieden, dass Mieter ein Einsichtsrecht in die Unterlagen der anderen Mieter haben", erklärt Koch (Urteil vom 17. Februar 2018, VIII ZR 189/17).