Ihr Referat ist eine von zwei städtischen Behörden, die gerade ihre Arbeit aufgenommen haben. Neben dem Referat für Klima- und Umweltschutz, das die frühere Chefin der Münchner Bäder leitet, gibt es nun ein Mobilitätsreferat. Es ist zentral für die allermeisten Verkehrsthemen zuständig und wird geleitet von Georg Dunkel, vormals Leiter der Verkehrsplanung im Planungsreferat. Eine neue Behörde aufzubauen ist schon in normalen Zeiten eine Herausforderung. Teams müssen zusammenfinden und sich einarbeiten, Arbeitsabläufe müssen sich einspielen. Das erfordert viel Kommunikation und Kooperation. Doch jetzt, während der Corona-Pandemie, sind viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office. Die Kollegen können sich nicht treffen, viele lernen sich zunächst nur online kennen, jeder ein Rechteck auf einem Bildschirm. Das macht den Start nicht einfacher. Dennoch geben sich die beiden Neuen optimistisch.

Mobilitätsreferent Georg Dunkel, seit Dezember im Amt, berichtet per Video-Konferenz aus dem Home-Office über die meist kleineren Schwierigkeiten, die ein Behördenaufbau mit sich bringt. Weder er noch seine Stellvertreterin Sabine Effner haben Erfahrung damit, dennoch wirkt Dunkel sehr entspannt. Dabei kommt noch einiges an Organisation auf ihn und sein Team zu. Bis Mitte des Jahres soll das Referat in die Implerstraße 7 bis 9 ziehen. Von März an beziehen die ersten Abteilungen die neuen Räume; noch sind sie auf verschiedene Standorte verteilt. Die Referatsleitung sitzt im zweiten Stock des Ruffini-Hauses am Rindermarkt, wo derzeit 30, später 50 Mitarbeiter ihre Büros haben.

Aktuell arbeiten 80 Prozent der 300 Mitarbeiter von zu Hause aus - die Mitarbeiter der Verkehrsleitzentrale nicht eingerechnet, sie müssen dort präsent sein. Auch Dunkel ist meistens im Home-Office. "Ich hatte noch nie so viele Videokonferenzen wie im Januar", sagt er. Die digitale Zusammenarbeit, findet der Behördenchef, laufe sehr gut. Das liege auch daran, dass die IT-Systeme gut funktionieren. Die Teams hätten über Webex zusammengefunden, erzählt Dunkel, also über das von der Verwaltung genutzte Programm für Videokonferenzen. Dennoch sei es schwieriger, sich kennenzulernen. "Der direkte Austausch und dass man mal zusammen einen Kaffee trinkt, fehlt schon." Er beobachte bei den Mitarbeitern trotz Corona nach wie vor eine hohe Motivation. Viele arbeiteten viel, oft bis in die Nachtstunden und auch am Wochenende. Da müsse man allmählich aufpassen. Auch er selbst, der als Leiter der Verkehrsplanung schon nicht unterbeschäftigt gewesen sei, habe deutlich mehr zu tun, sagt Dunkel: "Da ist schon noch eine Schippe draufgekommen."

Und dann sind da noch die vielen Überraschungen und Herausforderungen, mit denen sich die Behördenleitung und die Mitarbeiter täglich konfrontiert sehen. Als das Mobilitätsreferat zum Beispiel einen Anwalt brauchte, musste erst auf die Schnelle geklärt werden, ob es einen Rahmenvertrag für Rechtsanwälte gibt. Als eine Stadtratsvorlage ausgedruckt werden sollte, half das Planungsreferat aus. Auch die Post auf drei oder vier Gebäude zu verteilen ist ein organisatorischer Aufwand. Zum Glück, sagt Dunkel, verlaufe die Kommunikation zum Großteil digital, "da kann die Papierpost ruhig mal einen Tag später gelesen werden". Dann mussten FFP2-Masken für die Mitarbeiter beschafft werden. "Wir müssen täglich improvisieren", sagt Dunkel. Der bereits bezogene Standort im Ruffini-Haus ist auch noch nicht ganz fertig. Die Mitarbeiter müssen ihre Milch, um sie frisch zu halten, in den Zwischenraum eines Doppelfensters stellen - es gibt bisher weder Küche noch Kühlschrank. Eines verspricht Georg Dunkel seinen Leuten aber schon heute: Wenn die Pandemie vorbei ist, wird das Referat ein großes Gründungsfest feiern.

Auch die neue Klimareferentin Kugler berichtet von einer hohen Motivation der Mitarbeiter; es herrsche Aufbruchsstimmung. Die Leute freuten sich, dass sie sich nun auf Klima und Umwelt konzentrieren können. Für die neue Behörde wurde das bisherige Referat für Gesundheit und Umwelt entzweit. Dieser Part der Neuorganisation sei nicht so schwer, sagt Kugler. Es habe zuvor eher wenig Schnittstellen zwischen beiden Bereichen gegeben. Und anders als im Mobilitätsreferat dürften sich viele der aktuell etwa 200 Mitarbeiter bereits kennen. An der endgültigen Struktur und Organisation des neuen Referats wird noch getüftelt; im Juli legt der Stadtrat sie fest. Die Behörde bleibt erst einmal am bisherigen Standort an der Bayerstraße, nahe dem Hauptbahnhof. "Wir haben einfach ein neues Schild an der Haustür bekommen."

Von dort aus baut Kugler nun ihren Stab auf und springt gleichzeitig schon "knöcheltief in die Themen rein", wie sie sagt. Die Arbeitstage sind lang, Pausen gibt es wenige. Denn: Münchens Klimaschutzziele sind ambitioniert. Die Pandemie biete aber auch die Chance, sich vertieft mit strategischen Fragen zu beschäftigten - da es zurzeit kaum Abendtermine und keine Ausschusssitzungen gibt. Kugler führt viele Gespräche, mit Abteilungs- und Sachgebietsleitern, mal persönlich, oft digital. Die Flure seien "halbwegs verwaist", weil viele im Home-Office arbeiten. Entbürokratisierung ist auch eine Sache, die sie anpacken will. "Schlank und schlagkräftig", so stellt sie sich ihre Behörde vor. Sie hat die Leute aufgefordert, Dinge zu nennen, die sie schon länger stören. Und eine Sache hat sie sofort abgeschafft: eine dritte Papierkopie, die bei bestimmten Vorgängen bisher anfiel - weil es eben immer so gemacht wurde.

Etwas schwierig sei in dieser speziellen Zeit die zwischenmenschliche Ebene, sagt Christine Kugler. Bei digitalen Meetings sei es nicht einfach, Stimmung und Resonanz zu erfassen - zumal, wenn man die Kollegen noch nicht kennt. Oder auch der Aufbau von Netzwerken in die Zivilgesellschaft, etwa zu Nachhaltigkeitsinitiativen: "Schöner wäre es, wenn man die Leute sehen würde."